KVK ve Gizlilik Politikası

Oltan ve Köleoğlu Elektrik ve Enerji Üretimi Ticaret Anonim Şirketi (Oltan & Köleoğlu Enerji veya şirket) olarak, ticari faaliyetlerimiz sürdürürken, başta Anayasa ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak kişisel verilerin işlenmesine, korunmasına ve bu çerçevede diğer yükümlülüklerimizin yerine getirilmesine önem vermekteyiz.

 

1. AMAÇ

İş bu politika, Oltan & Köleoğlu Enerji tarafından; kişisel verilerin işlenmesi, kullanılması, aktarılması ile diğer yükümlülüklerine ilişkin bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.

 

2. KAPSAM

İşbu politika, Oltan & Köleoğlu Enerji’nin çalışan ve çalışan adaylarını, hissedar ve yetkililerini, müşterilerini, iş ortaklarını ve tedarikçilerini, ziyaretçilerini ve Şirket ile ilişki içinde bulunan ve kişisel verileri işlenen diğer tüm gerçek kişileri kapsamaktadır.

 

3. TANIMLAR

 

Kişisel veri                        : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

 

Özel nitelikli kişisel veri    : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriyi,

 

İlgili kişi                             : Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

 

Kişisel veri işlenmesi         : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

 

Açık rıza                            : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

 

Veri sorumlusu                  : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder.

 

Veri işleyen                       : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

 

Kurum/Kurul                    : Kişisel Verileri Koruma Kurumu/Kurulunu,

 

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKE VE ŞARTLAR

 

1. Genel İlkeler

 

KVKK m.4 kapsamında; veri sorumlusu olan şirketimiz ve yetkilendirilen kişiler; kişisel verileri ancak KVKK’da ve diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işleyebilir ve kişisel verilerin işlenmesinde;

 

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uymakla yükümlüdür.

 

1. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

 

KVKK m.5 kapsamında; Oltan Köleoğlu Enerji ancak aşağıda belirtilen durumlarda kişisel verilerinizi açık rıza olmaksızın işleyebilir;

 

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

 

Veri sahiplerinin özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, kanunda öngörülen haller dışında ilgili kişinin açık rızası gerekmektedir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.

 

5. VERİ İŞLEME AMAÇLARIMIZ

 

Oltan & Köleoğlu Enerji, ticari faaliyetlerin yürütülmesi esnasında kişisel verilerinizi kanundan doğan hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, sözleşmenin ifası ve bir hakkın tesisi için gerekli olması ile ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, meşru menfaatleri sebebiyle işlemektedir. Bununla birlikte Şirketimizin genel veri işleme amaçları aşağıda sıralanmış olup her bir grup veriyi işleme amaçları detaylı şekilde VERBİS sisteminde kamuya açık şekilde kayıtlıdır;

 

• İş faaliyetlerinin yürütülmesi, denetimi, sürekliliği sağlanması
• Mal ve hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi,
• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
• Eğitim ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Sözleşmeler ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Yetkili kişi ve kurumlara bilgi verilmesi,
• İş sağlığı ve güvenliği ile acil durum yönetimi faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Yönetim, insan kaynakları, görevlendirme süreçlerinin planlanması,
• Ücret politikasının yürütülmesi,
• Hukuk, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
• Talep ve şikayetlerin takibi,
• Bilgi güvenliği ve erişim yetkilerinin yürütülmesi,
• Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Fiziksel mekân güvenliğinin temini

 

6. HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜKLERİMİZ

 

1. Aydınlatma Yükümlülüğü

 

KVKK m.10 kapsamında, veri sorumlusu olan şirketimiz ve yetkilendirilen kişiler; kişisel verilerin elde edilmesi sırasında;

 

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
• İlgili kişinin KVKK m.11’de sayılan hakları, konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.

 

1. Veri Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler

 

KVKK m.12 kapsamında, veri sorumlusu olan şirketimiz ve yetkilendirilen kişiler;

 

• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
• Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
• Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak, amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak,
• Veri işleyenin bu yükümlülüklere uymasını sağlamak,
• Şirket içinde KVKK hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak,
• Sözleşme süresi ve sonrasında işlenen kişisel verileri KVKK’ya aykırı kullanmamak ve başkasına açıklamamak,
• İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirmekle yükümlüdür.

 

1. Bilgilendirme Yükümlülüğü

 

KVKK m.11 kapsamında; veri sorumlusu olan Şirketimiz, ilgili kişinin (Veri Sahibinin);

 

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme veya silme, yok etme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, hakları kapsamında bilgi/belge vermekle yükümlüdür.
• Şirket, KVKK m.13 kapsamında ilgili kişinin kanunun uygulanması ile ilgili taleplerini, talebin niteliğine göre en geç 30 gün içinde mevzuat hükümleri saklı kalmak üzere ücretsiz olarak sonuçlandırmakla yükümlüdür. Başvuruya ilişkin olarak;

 

Yasal sürenin başlayabilmesi için ilgili kişiler tarafından yapılan talepler yazılı veya Kurul’un belirlediği diğer yöntemlerle, veri sahibinin kimliğini teyit ve tevsik edici belgelerde eklenmek suretiyle veri sorumlusuna iletilmelidir.

İlgili kişi tarafından yapılacak başvuru; ilgilinin hangi hakkını kullandığını açıkça belirterek ve başvurusuna ilişkin bilgi ve belgeleri eklemek suretiyle;

• Şirket adresimize bizzat teslim,

 

• Noter vasıtasıyla Levazım Mah. Koru Sok. No:2 Zorlu Center Ofisler Lobi D: 561-562-563 Beşiktaş/İstanbul adresine gönderilecek tebligat,

 

• Güvenli elektronik imza ile şirketin kayıtlı elektronik posta adresine ([email protected] ) posta yoluyla iletilmesi gerekmektedir.

 

İlgili kişi tarafından yapılan talepler veri sorumlusu temsilcisi tarafından kabul veya gerekçesi açıklanarak reddedilir ve yazılı veya elektronik ortamda cevap bildirilir. Başvurunun kabul edilmesi halinde Oltan & Köleoğlu Enerji tarafından gereği yerine getirilir ve Şirketimizin hatasından kaynaklanması halinde alınan ücret ilgili kişiye iade edilir. Kişisel verilerinin işlenmesi/ değiştirilmesi/ silinmesi talebine ilişkin bazı durumlarda hukuki yükümlülüklerden dolayı veya KVKK’nın 5. ve 6. maddeleri uyarınca belirlenmiş diğer nedenler doğrultusunda talebe olumlu yanıt verilmemektedir. Bu durumda verilecek ret cevabında sebepleri gerekçelendirilerek hukuki dayanağı bildirilecektir.

Başvurunun Şirketimiz tarafından reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hallerinde; ilgili kişinin cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 gün ve her durumda başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurul’a şikâyette bulunma hakkı bulunmaktadır.

 

1. Veri Sorumluları Siciline Kayıt Olma Yükümlülüğü

 

KVKK m.16 kapsamında, veri sorumlusu olan şirketimiz;

 

• Kurulun gözetiminde, Başkanlık tarafından kamuya açık olan Veri Sorumluları Siciline (VERBİS veya Sistem) kayıt olmak,
• Sisteme kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri, kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları, varsa yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri, kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler ve kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami sürelere ilişkin bilgi kaydı yapmak,
• Sisteme girilen bilgilerde meydana gelen değişiklikler derhâl Başkanlığa bildirmek zorundadır.

 

7. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI VE AMAÇLARI

 

KVKK m.8 kapsamında, veri sorumlusu olan şirketimiz;

 

• KVKK ve ilgili mevzuatta sayılan haller dışında kişisel verileriniz, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın aktarmamaktadır.

 

• Oltan & Köleoğlu Enerji, kişisel verilerinizi yurtdışına aktarmamaktadır. Yurtdışı kaynaklı server veya veri tabanı kullanmamaktadır.

 

• Kişisel verileriniz, Oltan & Köleoğlu Enerji’nin hissedarları, tedarikçiler, iş ortakları, yüklenici ve alt yüklenici firmalar, gerçek veya özel hukuk tüzel kişileri ile yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla; mali müşavir, avukat, işyeri hekimi, iş sağlığı ve güvenliği merkezi, kargo şirketleri, bankalar ve bireysel emeklilik şirketi, güvenlik şirketi, bilgi teknoloji hizmeti şirketi, ulaşım hizmeti şirketi, iletişim hizmetleri şirketi ile veri tabanı ve bulut vb. hizmet sunan şirketlerle paylaşılabilmektedir. Paylaşılan kişisel verilerinizin yapılan gizlilik sözleşmeleri kapsamında veri işleyenler tarafından kanuna uygun şekilde işleneceği taahhüt edilmektedir.

 

• Oltan & Köleoğlu Enerji; internet sitesini ziyaretinize ilişkin kişisel verilerinizi ve gezinme bilgileriniz gibi trafik bilgilerinizi; güvenliğiniz ve Şirketimizin ilgili mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerinin ifası amacıyla yasal olarak bu bilgileri kanunen talep etmeye yetkili olan kamu kurum ve kuruluşlar ile paylaşabilecektir. İnternet sitemize ilişkin KVKK politikalarımız www.oltankoleogluenerji.com adresinde mevcuttur.

 

8. CCTV ARACILIĞIYLA GÖRÜNTÜ- SES KAYITLARININ İŞLENMESİ

 

• Oltan & Köleoğlu Enerji, şirket merkezi ve eklentilerinde, video kayıt sistemi kullanmaktadır. Güvenlik kameraları 7 gün ve 24 saat boyunca kayıt yapmakta ve şirket bünyesinde bulunan kayıt cihazları vasıtasıyla saklanmaktadır. Video kayıt sistemi, bina ve tesislerin güvenliğinin sağlanması, iş sürekliliği ve denetiminin sağlanması, iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi amacıyla kullanılmaktadır.

 

• Dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca yetkili kişilerin erişimi bulunmakta olup gizlilik sözleşmesi gereği yetkili kişiler kayıtların gizliliğini korumayı ve ancak amacı doğrultusunda kullanmayı taahhüt eder. Elde edilen veriler, hukuki ihtilaf halinde sözleşmeli avukat ve kanunen yetkili kişi veya kurumlar hariç olmak üzere 3. kişilere aktarılmamaktadır.

 

• Kayıtlar, 3 gün süreyle muhafaza edilmekte, bu süresinin sonunda kayıtlar otomatik olarak kalıcı şekilde silinmektedir.

 

9. POLİTİKA’NIN SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ

Oltan & Köleoğlu Enerji, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda KVK Politikalarında değişiklik yapma hakkını saklı tutar. İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.